Отдел кадров – одно из ключевых подразделений компании со сложным и разносторонним функционалом: связующее звено между сотрудниками и руководящим составом, лицо компании для соискателей, помощник и защитник прав рядового персонала, всевидящее око руководства, – и при этом незаслуженно часто остающееся в стороне от автоматизации рабочего процесса. Одним из средств повышения степени организованности приема потенциальных или действующих сотрудников, улучшения психологического микроклимата в коллективе, увеличения прозрачности рабочего процесса и, тем самым, повышения эффективности работы отдела является внедрение системы управления очередью.
Постоянная потребность в найме линейного персонала и большая среднесписочная численность сотрудников приводят к большой загруженности отдела кадров. Особенно это касается организаций, осуществляющих деятельность в сфере ЖКХ, клининга, торговых сетей, производственных и добывающих компаний.
Внедрение системы управления очередью в отделе кадров предполагает распределение посетителей на потоки в зависимости от оказания услуг:
Первичный прием и консультация;
Оформление документов;
Проверка службой безопасности;
Прохождение медкомиссии;
Направление на предварительный инструктаж;
Запись на собеседование в какое-то отдельное структурное подразделение, также может послужить поводом постановки соискателя в очередь.
Прохождение процедуры оформления на работу, как правило, проходит по заранее известному и четко сформированному пути с обращением сразу в несколько кабинетов. Такая необходимость может быть с легкостью реализована за счет применения принципа приоритетов и маршрутов, который позволяет детально настроить путь соискателя по кабинетам, с учетом времени обслуживания и пауз между приемами.
Дополнительные модули нашей системы дают возможность не просто механически разделить поток посетителей, но и создать целую логическую систему с возможностью корректировки работы отдела кадров в зависимости от текущей ситуации на предприятии. Так, например, модуль предварительной записи являясь мощным инструментом планирования, решит вопрос с равномерным распределением нагрузки на подразделение, обеспечит комфортную среду получения услуг. Предварительная запись поможет соискателю самостоятельно спланировать свое время и быть уверенным в том, что он будет принят, когда придет на предприятие. Сотрудник отдела кадров же благодаря наличию этого модуля сможет ознакомиться с расписанием приема и таким образом спланировать рабочее время, расставив для себя приоритеты. При этом наши разработчики предусмотрели возможность использования дополнительных функций. Для услуг, требуемых действующим сотрудникам компании, возможно наличие самостоятельной записи, но не просто через сайт в режиме открытого доступа, а через внутренний корпоративный портал (при наличии) или через закрытый раздел сайта при помощи логина, пароля.
Для услуг, необходимых соискателям, прямая самостоятельная запись не разрешается. В этом случае запись либо полностью создается сотрудником отдела кадров после предварительного звонка кандидату и обсуждения даты и времени собеседования, либо сотрудник записывает соискателя только на услугу, после чего система отправляет СМС и/или эл. письмо “Вы приглашены на собеседование. Для выбора даты и времени перейдите по ссылке [ссылка на страницу, где можно выбрать только дату и время]”.
Также возможна интеграция с «1С: Зарплата и управление персоналом», в этом случае сотруднику не придется вбивать в систему номер телефона и электронную почту, запись будет создана по ФИО, а система в свою очередь отправит сообщение по данным, указанным в ЗУП. Очень удобной функцией является возможность добавления поля дополнительных данных. Так, например, при записи на услугу “Подача заявления на отпуск” пользователь сразу сможет выбрать вид отпуска, а также даты его начала и окончания. После этого данные передаются в 1С, формируются документы и при приходе сотрудника в отдел кадров с заявлением автоматически распечатывается готовый приказ.
Функция по предоставлению статистической информации является незаменимым помощником в работе по приему будущих сотрудников. Получение статистической информации, позволит видеть картину по количеству принятых посетителей за день, часах пиковой нагрузки, показателях по продолжительности времени обслуживания и ожидания. Использование данной функции, которая входит в состав основного модуля, позволит узнать процент посетителей, не дождавшихся обслуживания, а также количество соискателей, воспользовавшихся возможностью предварительной записи. Благодаря этому, руководство компании сможет, вовремя оценив ситуацию, принять важные управленческие решения и скорректировать работу сотрудников отдела кадров. Гибкость конструктора по сбору и предоставлению аналитических данных позволит создать любую форму отчетности, включив туда все необходимые сведения. При желании можно задать параметры для сбора дополнительной информации от соискателей путем анкетирования. Такой подход позволит получить расширенную аналитику, которая будет включать данные о показателях гендерной и возрастной принадлежности, например.
Важно создать условия, при которых ввод и обработка данных будет наиболее точным и эффективным. Так нами был разработан специальный терминал, со встроенным сканером паспортов. Данные распознаются автоматически и при желании могут быть распечатаны. Такая функция позволяет сотрудникам отдела кадров не вбивать паспортные данные вручную, что значительно экономит рабочее время, и исключает неточности ручного ввода.
Многие компании имеют разветвленную сеть организации. Наличие множества офисов, разбросанных по всей стране, создает необходимость сведения всех данных в единую информационную систему. Благодаря использованию модуля централизации NEURONIQ, руководство организации всегда будет в курсе общей картины происходящего в его компании. Так установка этого модуля в центральном офисе позволит выводить медиаконтент, а также совершать онлайн мониторинг состояния очередей и работы оборудования во всех региональных офисах компании. Помимо этого, есть возможность экспорта баз данных из локальных подразделений в центральный офис. Также модуль централизации позволит совершать такие необходимые действия как обновление программного обеспечения и настроек, содержимого справочников, медиконтента, файлов для ребрендинга и другой важной информации из центрального офиса в региональные подразделения. Управление подобными процессами не требует подключения к каждому отделению и может осуществляться с центрального сервера автоматически.
Для отделов кадров небольших компаний идеальным решением станет наипростейшая система NEURONIQ STREAM. Главными достоинствами такой системы являются простота использования в совокупности с надежностью и демократичностью цены. Как правило, такой вариант наиболее подходит тем организациям, которые осуществляют обслуживание соискателей только по одному виду услуг. Например, есть необходимость в упорядочивании очереди только на первичный прием к сотрудникам отдела кадров. А кадровик уже полностью берет на себя дальнейшее сопровождение соискателя в процессе трудоустройства. При этом наряду с простотой организации электронной очереди, система может предоставить полноценный срез статистической информации, в виде детального отчета по количественным коэффициентам работы отдела кадров.
Каждая организация стремится развивать свои ресурсы в соответствии с современными запросами к технологиям труда. Любые крупные организации с разветвленной сетью подразделений, а также компании, осуществляющие деятельность по подбору персонала на аутсорсе стремятся к современным методам работы с соискателями. Установка электронной очереди может стать отличным решением для повышения уровня комфорта на всех этапах приема сотрудника на работу, а также создания целостной и функционально удобной системы организации рабочего процесса для сотрудников отдела кадров.
